Comment déposer ses factures sur Chorus pro

Amis entrepreneurs (ou pas), il se peut que vous soyez régulièrement amenés à travailler avec les services de l’état comme les mairies, les communautés des communes et j’en passe… ou vous répondez régulièrement à des appels d’offres des marchés publics en y répondant tout seuls comme un grand ou encore en passant par une assistance aux appels d’offres pour y répondre.

Maintenant, pour être payé, il faut dématérialiser !

Cet article, en guise de fiche pratique pour vos premières visites sur le portail Chorus Pro

Factures dématérialisées sur Chorus Pro

Vous n’êtes donc plus sans savoir que pour accélérer le traitement et le suivi des paiements, l’état a mis en place le portail Chorus Pro qui mène à la dématérialisation des factures à destination du secteur public.

Concrètement et pour rappel, l’état a entamé cette transformation numérique depuis 2017 et à partir du 1^er janvier 2020, tout le monde est concerné, de la plus grande entreprise à la plus petite de moins de 10 salariés. Autant dire qu’on y est !

Autant prendre les bonnes habitudes maintenant, ça vous fera gagner du temps !

Venez vous familiariser avec la dématérialisation de vos factures destinées aux acteurs des services publics en continuant votre lecture 😉 !

Chorus Pro, comment ça marche ?

Maintenant, les factures électroniques sont obligatoirement à déposer sur Chorus pro pour qu’elles soient comptabilisées et recouvrées par les administrations publiques pour lesquelles vous avez travaillé. Pour optimiser le traitement de votre créance, il est tout de même bon de voir, les bonnes habitudes à prendre avant votre dépôt. En effet, hormis la date de votre facture, la date d’échéance ou encore le numéro de celle-ci, d’autres mentions peuvent être à faire figurer, voyons-en quelques-unes …

Les mentions supplémentaires demandées :

La référence de l’ordre de service
La date de votre intervention
Le numéro du marché

Des détails sur le destinataire de la créance :

Connaître l’identification de celui-ci par sa raison sociale ou son numéro de Siret.

Autant passer un petit coup de fil pour obtenir ces informations en amont avant de commencer votre aventure avec la dématérialisation. C’est bon, on est tout bon de ce côté-là ?

Bienvenus dans le monde merveilleux de Chorus Pro !

L’une des premières choses à faire, pour une première visite, c’est de créer son compte.

Une adresse mail
Un mot de passe sont les éléments nécessaires à sa création.

Petite info au passage :

« Notez bien votre mot de passe quelque part, car sur Chorus pro, il vous sera demandé d’en changer régulièrement. »

Comment dématérialiser le dépôt de vos factures ?

C’est une fois sur la plateforme de dématérialisation chorus-pro et votre connexion établie que vous vous retrouverez sur la page d’accueil de votre espace.

C’est sur le bloc au bas de votre page nommé « accès rapide » que vous allez sélectionner l’onglet :

Déposer une facture.

Comme dans la copie d’écran ci-dessous, une nouvelle fenêtre s’ouvrira ; elle vous permettra tout simplement d’aller chercher la facture que vous souhaitez déposer.

Une fois celle-ci télécharger, vous changerez d’aperçu, celui-ci vous permet d’apporter des précisions sur le dépôt de votre facture et ainsi, vous pouvez contrôler :

Avoir sélectionné la bonne facture
Le format du document
Le cadre de votre dépôt, il y différents choix… dans ma copie d’écran, c’est : le dépôt par un fournisseur d’une facture (choix A1)
La structure qui dépose la facture à payer (donc vous !)

Tout est OK ? Parfait ! votre facture va être téléversée sur le portail Chorus-pro, le dépôt va pouvoir continuer ! Parce que ce n’est pas fini !!

Une fois le téléchargement terminé, vous arriverez de l’espace générale de la dématérialisation.

Cette page est scindée en deux parties bien distinctes :

À gauche de votre page → vos informations et votre dépôt en cours

À droite de l’écran → une partie à ne pas zapper ! Détaillé en trois blocs…

BLOC N°1 : Le choix du destinataire (le payeur !)

Il est important de désigner le destinataire tout simplement, car dans le monde fabuleux de la dématérialisation du service public, vous avez la possibilité de déposer des factures, mais si vous ne validez pas le destinataire, vous pouvez attendre longtemps pour être payé !

Si vous avez récupéré ces informations en amont, comme indiqué un peu plus haut dans mon article, ça ira assez vite !

Si ce n’est pas le cas, dommage…vous savez ce qu’il vous reste à faire 😉.

Bref, voyons ce que ça donne en image :

Ce premier bloc en haut à droite est important, car il vous faudra valider la structure publique concernée pour être payée ! Oui, je sais, je radote un peu…

Vous pouvez passer par la recherche avancée, voici comment ça se présente :

Maintenant que vous avez défini qui doit vous payer, vous avez presque fini, enfin presque…

Retour sur l’interface générale du dépôt en cours

Pour vérifier une fois de plus…

Pour rappel, à votre gauche, les informations qui vous concerne : Votre structure et votre facture

La partie de droite en plusieurs blocs, nous venons de voir le bloc 1 pour ce qui concerne le payeur, passons au bloc N°2 qui a également son importance pour le traitement de votre paiement.

BLOC N°2 – LES RÉFÉRENCES DE VOTRE DÉPÔT

Dans cet encadré, il va falloir reprendre les références du marché soit en rappelant :

Le numéro d’engagement
Le numéro d’ordre de service
Le numéro du marché d’appel d’offres concerné
Les références du dépôt (Reprise du N° de facture, date…)

Vous comprenez ainsi pourquoi avant tout dépôt, il est important de connaître les informations à faire figurer dans cette partie. Je vous encourage d’ailleurs à vous mettre d’accord avec le destinataire de la facture avant tout dépôt, et ce, pour éviter de perdre du temps inutilement 😉.

Tout est OK, encore super !! On tient le bon bout, on y est presque de presque !! Encore un dernier bloc !

BLOC N°3 – Vérifications des montants

Dans cette partie vous avez la possibilité de changer les montants affichés si ceux-ci ne correspondent pas à la facture déposée.

Une fois cette dernière vérification réalisée, vous pouvez VALIDER et ENVOYER !! Hourra, vous avez fini !

Une avant dernière fenêtre pour la confirmation de l’envoi (sait-on jamais que vous changiez d’avis…).

Et puis pour finir, le récapitulatif de la manœuvre !!

Sur cette dernière interface, je ne peux que vous conseiller de télécharger le justificatif du dépôt de votre facture et à l’archiver au cas où…

Voilà, vous y êtes, vous avez réalisé le dépôt d’une facture sur le portail Chorus-pro, bravo !

Et si vous en avez plusieurs à déposer ? …Même combat !

Rien de compliqué pour autant, vous verrez que votre navigation sur Chorus Pro se fera avec plus d’aisance au fur et à mesure de vos dépôts !

Ce sont surtout les bonnes habitudes à prendre avant la dématérialisation de vos factures qui doivent devenir automatiques, retrouvez-les ci-dessous !

Voilà, j’espère que cela vous aidera lors de votre découverte du portail Chorus Pro et si vous avez d’autres astuces à partager, n’hésitez pas à les faire connaître en commentant l’article !